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Mobox文檔管理超級功能 - 引用文件 Mobox文檔管理超級功能 - 引用文件

Mobox文檔管理超級功能 – 引用文件

分類:產品中心 產品手冊 文檔管理 497

什么情況下我們需要使用引用文件功能

眾所周知Windows的資源管理器在文件管理的時候,相同的文件出現在不同的文件夾內的時候,是需要復制來完成的。在2個不同文件夾下面的相同文件,管理邏輯下是認為2個不相關的文件。

這種管理方式好處是簡單,壞處是無法體現這是一個相同的文件。Mobox文檔管理系統可以很好的管理這類文件。我們的相同文件存放在不同的文件夾,采用了引用文件的方式來管理。

    • 這個被引用的文件一般來說是一個標準文件
    • 這個文件可能會在不同文檔柜下的多個文件夾里面用到
    • 原始文件一更新,所有引用的位置的文件都自動更新

什么樣的文檔柜里能引用文件?

文檔柜創建后,【文檔能被引用】選項必須打勾

 

可以被引用的文檔柜(通用文檔柜)界面表現

注意:這個文檔柜的左下角有

 

怎樣文件引用

  • 文檔柜根節點不能引用文件
  • 必須在文件夾內才能引用文件

 

引用文件過程:

 

文件引用過來后界面表現:

文件被引用到當前文件夾后,其權限是怎樣管理的?

重點描述:被引用的文件的權限,與當前引用位置文件夾權限無關。其權限判斷通過該文件所在原始文檔柜所定義的權限

舉例:我們引用的 (其原始文檔柜是:技術方案)

這個原始文檔柜定義的權限,這個 文件不能下載 ,只能瀏覽

 

而當前被引用到了:公司資質文件\2021? 文件夾內

這個 公司資質文件\2021 文件夾的權限

 

這個定義情況下:

公司資質文件\2021 文件夾,里面自己上傳的文件 ,都可以下載

公司資質文件\2021 文件夾,里面引用的文件,不能下載,只能瀏覽 (因為引用文件的權限來自其原始文檔柜里面的權限設置,與當前文件夾權限設置無關)

 

引用文件的更新

一個文件被引用到多個文件夾下的時候,系統可以實現當原始文件更新后

方法一:自動更新所有被引用的文件

方法二:可以不自動更新,也允許手工自己更新

具體看設置:

總結:

Mobox的引用文件管理功能與制造業中的借用件管理很相似。完美的解決了一個文件在不同文檔柜、文件夾中的多次出現(降低的存儲空間),也可以實現原始文件修改后,引用該文件的文件夾內的文件也會自動更新。

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